Bien à l'avance : date et parcours
Choisissez une date et regardez quelles courses ont lieu le même jour dans votre région. Tracez un parcours sûr qui demande de fermer peu de rues. Un parcours en boucles demande moins de signaleurs qu'une grande boucle unique.
Parlez à temps avec votre commune. C'est elle qui décide si vous pouvez courir sur la voie publique, et à quelles conditions.
Les autorisations
- La commune. Demandez l'autorisation via le guichet événements de votre commune. Le délai varie selon la commune : un mois à l'avance pour l'une, trois mois pour une autre. Vérifiez-le sur le site de votre commune.
- Un parcours en nature ou le long de routes régionales. Pour les courses et les randonnées sur un parcours, Sport Vlaanderen a une plateforme pour les activités sur parcours (Routegebonden activiteiten). Vous encodez votre parcours une seule fois, et il est transmis entre autres aux communes, à l'Agentschap voor Natuur en Bos et à l'Agentschap Wegen en Verkeer. Depuis le 1er septembre 2026, cela passe par le guichet en ligne (e-loket) de Sport Vlaanderen.
- Le délai de Sport Vlaanderen. Votre demande doit être complète et approuvée au moins 42 jours avant l'événement. À partir de 35 jours avant, votre parcours ne peut plus passer par des terrains de Natuur en Bos ou de Wegen en Verkeer. Lire sur le site de Sport Vlaanderen (en néerlandais).
- Assurance. Demandez à votre assureur si la responsabilité civile de votre club ou de votre ASBL couvre l'événement, et ce qu'il faut pour vos participants et vos bénévoles.
Signaleurs
Là où votre parcours croise ou suit une route, des signaleurs règlent la circulation. Convenez avec votre commune et la police de leurs emplacements et de ce qu'elles attendent de vos signaleurs. Le nouveau Code de la voie publique, qui entre en vigueur le 1er juin 2027, décrit l'équipement d'un signaleur : un gilet de sécurité rétroréfléchissant portant le mot signaleur devant et derrière, et un disque avec le signal C3. Lire le texte sur wegcode.be.
Inscriptions
- Choisissez vos distances et vos heures de départ. Une course pour enfants a de préférence sa propre heure de départ.
- Prévoyez des paliers de prix : un prix plus bas pour ceux qui s'inscrivent tôt. Vous savez ainsi plus vite combien de coureurs viendront. Lisez aussi comment fixer votre prix.
- Décidez si vous fixez un maximum par distance, et s'il y aura une liste d'attente.
- Prévoyez une caisse pour ceux qui s'inscrivent le jour même.
Avec Revena, vous configurez tout cela dans votre gestion, avec un modèle pour une course sur route ou un trail. Les inscriptions pour votre jogging.
Chronométrage
Vous voulez des temps et un classement ? Travaillez avec une société de chronométrage. Revena ne fait pas de chronométrage, mais vous chargez le classement par numéro de dossard, en CSV ou Excel, et ceux qui ont terminé reçoivent le lendemain un e-mail avec leur temps.
La dernière semaine
- Revena envoie les infos pratiques à vos participants sept jours avant la course, et un rappel la veille.
- Imprimez la liste de départ, la liste de retrait et les étiquettes pour les dossards.
- Donnez à vos bénévoles le code PIN de la caisse et du scanner. Pour s'entraîner : le scanner d'essai.
Le jour J et après
Prévoyez un endroit clair pour le retrait des dossards et pour la caisse. Après la course, remerciez vos bénévoles, mettez le classement en ligne et regardez dans vos chiffres combien de coureurs de l'an dernier sont revenus. Pour préparer la prochaine édition : faire revenir vos participants.