Auprès de votre fédération
Si votre club est un club récréatif affilié à Cycling Vlaanderen, vous demandez votre randonnée via le portail des clubs (clubportaal). C'est possible pour une sortie sur route, en VTT ou en gravel. Votre club est une association de fait ou une ASBL, et compte au moins deux membres avec une affiliation récréative.
Introduisez votre demande de préférence avant le 1er octobre. Une commission provinciale du calendrier vérifie qu'aucune autre randonnée n'a lieu le même jour dans les environs, et vous recevez normalement une réponse avant le 1er novembre. Lire sur le site de Cycling Vlaanderen (en néerlandais).
Si vous êtes affilié à une autre fédération, demandez-lui comment inscrire une randonnée au calendrier.
Les autorisations pour votre parcours
Les autorisations des communes, de l'Agentschap voor Natuur en Bos et de l'Agentschap Wegen en Verkeer se demandent via le guichet en ligne (e-loket) de Sport Vlaanderen, même si vous ne posez pas de flèches et travaillez uniquement avec un fichier GPX. Votre demande doit être complète et approuvée au moins 42 jours avant la randonnée. Depuis le 1er septembre 2026, vous vous connectez avec une clé numérique, comme itsme ou votre eID. Lire sur le site de Sport Vlaanderen (en néerlandais).
Demandez aussi à votre commune quelles conditions elle pose pour le départ, le parking et le fléchage.
Parcours, flèches et ravitaillement
- Proposez quelques distances, d'une petite boucle à une longue sortie.
- Placez le ravitaillement là où vos bénévoles peuvent se tenir en sécurité, et indiquez-le dans les infos pratiques.
- Mettez le fichier GPX de votre parcours sur votre page d'événement, pour que les participants le chargent sur leur compteur.
- Posez les flèches peu avant la randonnée, et retirez-les rapidement.
Inscriptions : à l'avance et au départ
Les participants s'inscrivent en ligne à l'avance, ou au départ. En ligne, vous pouvez prévoir des paliers de prix et un prix membre pour les membres de votre club ou de votre fédération. Au départ, la caisse fonctionne sur votre propre téléphone ou tablette, même sans réseau, et ceux qui se sont inscrits à l'avance font scanner leur QR code. Vous voyez ainsi, par distance, qui est parti. Les inscriptions pour votre randonnée cyclo.
Bénévoles
Il vous faut du monde à l'inscription, au ravitaillement et aux carrefours. Avec Revena, vous créez des créneaux auxquels les bénévoles s'inscrivent eux-mêmes, et un bénévole avec un pass Revena reçoit des points pour un créneau confirmé.
Après la randonnée
Une randonnée cyclo n'a pas de classement. Le lendemain, Revena envoie un e-mail de remerciement à tous ceux qui ont été scannés. Dans vos chiffres, vous voyez par distance combien de personnes se sont enregistrées, et qui est revenu de l'an dernier. Pour préparer la prochaine édition : faire revenir vos participants.