Bij je federatie
Is je club een recreatieve club bij Cycling Vlaanderen, dan vraag je je tocht aan via het clubportaal. Dat kan voor een tocht op de weg, met de mountainbike of gravel. Je club is een feitelijke vereniging of een vzw, en heeft minstens twee leden met een recreatief clublidmaatschap.
Dien je aanvraag liefst in voor 1 oktober. Een provinciale kalendercommissie kijkt of er geen andere tochten in de buurt op dezelfde dag staan, en je krijgt normaal antwoord voor 1 november. Lees het bij Cycling Vlaanderen.
Ben je bij een andere federatie aangesloten, vraag daar dan hoe je een tocht op de kalender krijgt.
De toelatingen voor je route
De toelatingen van de gemeenten, het Agentschap voor Natuur en Bos en het Agentschap Wegen en Verkeer vraag je aan via het e-loket van Sport Vlaanderen, ook als je geen pijlen hangt en alleen met een GPX-bestand werkt. Je aanvraag moet minstens 42 dagen voor de tocht volledig en goedgekeurd zijn. Sinds 1 september 2026 log je in met een digitale sleutel, zoals itsme of je eID. Lees het bij Sport Vlaanderen.
Vraag bij je gemeente ook na welke voorwaarden zij nog stelt voor de start, de parking en de pijlen.
Route, pijlen en bevoorrading
- Bied een paar afstanden aan, van een korte lus tot een lange rit.
- Plan de bevoorrading op plaatsen waar je vrijwilligers veilig kunnen staan, en zet ze bij de praktische info.
- Zet het GPX-bestand van je route op je eventpagina, zodat deelnemers het op hun fietscomputer laden.
- Hang de pijlen kort voor de tocht, en haal ze snel weer weg.
Inschrijven: vooraf en aan de start
Deelnemers schrijven vooraf online in, of aan de start. Online kan met prijsstappen en een ledenprijs voor leden van je club of federatie. Aan de start werkt de kassa op je eigen gsm of tablet, ook zonder netwerk, en wie vooraf inschreef, laat zijn QR-code scannen. Zo zie je per afstand wie vertrok. Zo werken inschrijvingen voor je toertocht.
Vrijwilligers
Je hebt mensen nodig aan de inschrijving, aan de bevoorrading en op kruispunten. Met Revena maak je shifts aan waarop vrijwilligers zich zelf inschrijven, en een vrijwilliger met een Revena-pas krijgt punten voor een bevestigde shift.
Na de tocht
Een toertocht heeft geen uitslag. Revena stuurt de dag erna een bedankmail naar iedereen die gescand werd. In je cijfers zie je per afstand hoeveel mensen incheckten, en wie van vorig jaar terugkwam. Zo begin je aan je volgende editie: deelnemers terughalen met mails.