Ruim op voorhand: datum en parcours
Kies een datum en kijk welke lopen er in je buurt op dezelfde dag staan. Teken een parcours dat veilig is en waarvoor je weinig straten moet afsluiten. Een parcours in rondes vraagt minder signaalgevers dan een grote lus.
Spreek op tijd met je gemeente. Zij beslist of je op de openbare weg mag lopen, en welke voorwaarden daarbij horen.
De toelatingen
- De gemeente. Vraag de toelating aan via het evenementenloket van je gemeente. De termijn verschilt per gemeente: bij de ene is het een maand vooraf, bij de andere drie maanden. Kijk het na op de website van je gemeente.
- Een route door natuur of langs gewestwegen. Voor loopevents en tochten op een parcours bestaat het platform Routegebonden activiteiten van Sport Vlaanderen. Je geeft je parcours één keer in, en het gaat naar onder meer de gemeenten, het Agentschap voor Natuur en Bos en het Agentschap Wegen en Verkeer. Sinds 1 september 2026 loopt dat via het e-loket van Sport Vlaanderen.
- De termijn van Sport Vlaanderen. Je aanvraag moet minstens 42 dagen voor je event volledig en goedgekeurd zijn. Vanaf 35 dagen ervoor kan je route niet meer over terreinen van Natuur en Bos of Wegen en Verkeer. Lees het bij Sport Vlaanderen.
- Verzekering. Vraag je verzekeraar of de burgerlijke aansprakelijkheid van je club of vzw je event dekt, en wat er nodig is voor je deelnemers en je vrijwilligers.
Signaalgevers
Waar je parcours een weg kruist of volgt, regelen signaalgevers het verkeer. Spreek met je gemeente en de politie af waar ze moeten staan en wat ze van je signaalgevers vragen. De nieuwe Code van de openbare weg, die op 1 juni 2027 ingaat, beschrijft hoe een signaalgever eruitziet: een reflecterend veiligheidsvest met het woord signaalgever op de voor- en achterkant, en een schijf met het verkeersbord C3. Lees de tekst op wegcode.be.
Inschrijvingen
- Kies je afstanden en starturen. Een kinderloop krijgt best een eigen startuur.
- Zet prijsstappen: een lagere prijs voor wie vroeg inschrijft. Zo weet je sneller hoeveel lopers er komen. Lees ook hoe je je prijs bepaalt.
- Beslis of je een maximum per afstand zet, en of er een wachtlijst komt.
- Voorzie een kassa voor wie op de dag zelf inschrijft.
Met Revena zet je dat allemaal op in je beheer, met een sjabloon voor een stratenloop of een trail. Zo werken inschrijvingen voor je jogging.
Tijdsregistratie
Wil je tijden en een uitslag, werk dan met een bedrijf voor tijdsregistratie. Revena doet zelf geen tijdsregistratie, maar je laadt de uitslag in op startnummer, als CSV of Excel, en wie finishte, krijgt de dag erna een mail met zijn tijd.
De laatste week
- Revena stuurt zeven dagen voor je loop de praktische info naar je deelnemers, en de dag ervoor een herinnering.
- Druk de startlijst, de afhaallijst en de etiketten voor de startnummers af.
- Geef je vrijwilligers de pincode voor de kassa en de scanner. Oefenen kan met de proefscanner.
De dag zelf en erna
Zorg voor een duidelijke plek om startnummers af te halen en voor de kassa. Na de loop bedank je je vrijwilligers, zet je de uitslag online en kijk je in je cijfers hoeveel lopers van vorig jaar terugkwamen. Zo bereid je je volgende editie voor: deelnemers terughalen met mails.